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Cómo Configurar un Sistema Telefónico de Atención Automática en tu Sitio Web o Blog

¿Desea instalar un sistema telefónico de operadora automática en su sitio web? Para los propietarios de negocios, un sistema telefónico de operadora automática puede reducir los costos, ayudar a responder a las llamadas más rápido, mejorar el servicio al cliente, y hacer que su pequeña empresa parezca más profesional.

En este artículo, compartiremos una guía paso a paso sobre cómo configurar fácilmente un sistema telefónico de atención automática para su sitio de WordPress.

¿Qué necesita para configurar un sistema telefónico de atención automática para su sitio web?

Para la mayoría de los sitios web de pequeñas empresas o tiendas en línea, puede simplemente añadir un número de teléfono a su sitio web. Sus visitantes pueden llamar al número de teléfono para ponerse en contacto con usted.

Sin embargo, los servicios telefónicos estándar no ofrecen funciones avanzadas como el desvío de llamadas, la operadora automática, la llamada en espera, el horario comercial, etc. Además, es caro añadir funciones sencillas como una operadora automática.

Para configurar un sistema telefónico con operadora automática de la manera correcta, tendrás que utilizar un proveedor de servicios telefónicos virtuales para empresas.

Recomendamos utilizar Nextiva, ya que es el mejor servicio telefónico para empresas del mercado, utilizado por marcas como Taco Bell, YMCA, Buffalo Bills y otras.

Te permite gestionar fácilmente las llamadas de tu empresa, configurar la operadora automática, el desvío de llamadas y mucho más a una tarifa mucho más barata que la de un proveedor de telefonía fija o móvil para empresas.

Dado que Nextiva es un servicio de telefonía VoIP, utilizará Internet para hacer y recibir llamadas en lugar de las líneas tradicionales.

Esto le ayuda a ahorrar dinero y le da acceso a las características avanzadas como la operadora automática, desvío de llamadas, llamada en espera, buzón de voz, llamadas de conferencia, y mucho más.

También puede obtener un número gratuito o elegir un número de teléfono de empresa con cualquier ubicación.

También le permite gestionar sus llamadas desde su teléfono móvil actual, su ordenador o su teléfono de sobremesa estándar.

Dicho esto, vamos a mostrarle cómo configurar un sistema de teléfono de operadora automática para su sitio web.

Configuración de un sistema telefónico de atención automática

Lo primero que tienes que hacer es registrarte en una cuenta de Nextiva. Durante el proceso de registro, puedes elegir un nuevo número de teléfono de empresa o conectar un número de teléfono existente a tu cuenta.

Una vez que hayas configurado tu cuenta, podrás hacer y recibir llamadas automáticamente desde tu número de teléfono de empresa en cualquier dispositivo.

A continuación, puedes configurar un sistema telefónico de operadora automática para tu sitio web.

Desde la página de tu cuenta, tienes que hacer clic en la opción de menú “Comunicación” y luego en el botón “Sistema telefónico”.

Esto te lleva a una pantalla en la que tendrás diferentes opciones para configurar las funciones del teléfono de empresa.

A continuación, haz clic en el botón “Flujos de llamadas”.

En la siguiente pantalla, debe crear un nuevo flujo de llamadas.

Simplemente haga clic en el botón “Crear nuevo flujo” para empezar.

Si ha creado plantillas de llamadas para otras funciones, éstas aparecerán aquí.

Seleccionaremos la opción “Empezar de cero”.

A continuación, puedes dar a tu flujo de llamadas un nombre que te ayude a recordarlo.

Después, pasa el ratón por encima y haz clic en el botón “Teléfono”.

A continuación, debe introducir el número de teléfono principal de su empresa.

También puede añadir una extensión y números adicionales.

A continuación, haga clic en el botón “Guardar y continuar”.

A continuación, haga clic en el botón “Añadir acción” para el siguiente paso.

Esto hace que aparezca un menú en el que puede elegir la siguiente acción.

Para crear una operadora automática, puede seleccionar las opciones “Menú del teléfono”, “Marcar por extensión” o “Marcar por nombre”.

Seleccionaremos la opción “Menú del teléfono” ya que nos permite grabar un saludo y luego ofrecer a los llamantes opciones para marcar departamentos o miembros del equipo específicos.

A continuación, puede elegir el “Saludo predeterminado” en el menú desplegable “Saludo”.

También tiene la opción de grabar o cargar su propio saludo.

Después de eso, puedes personalizar las opciones del menú telefónico que se reproducirán después de tu saludo.

Puedes utilizar el teclado bajo el ‘Menú del teléfono’ para los números que marcarán tus llamantes y la persona o departamento al que serán redirigidos.

Para varias opciones, haz clic en el número y añade el departamento correspondiente en la sección “Opciones de menú”.

A continuación, puede configurar las “Opciones avanzadas”.

Puede establecer la duración del tiempo de espera, seleccionar una opción para llamar a la operadora y hacer clic en la casilla para permitir que los llamantes se comuniquen con miembros individuales del equipo marcando su extensión.

A continuación, haga clic en el botón “Guardar y continuar”.

Esto le lleva de nuevo a la pantalla principal de flujo de llamadas. Debe asignar los miembros del equipo y los números de teléfono a las opciones de llamada que acaba de crear.

Simplemente haga clic en uno de los botones “Añadir acción”.

A continuación, haga clic en la opción de menú “Usuarios y equipos”.

Esto le permite asignar la acción a un miembro del equipo o departamento específico.

A continuación, puedes elegir a quién llamará, cómo sonará, la configuración del identificador de llamadas y mucho más.

Sólo tienes que seleccionar las mejores opciones para tu negocio y luego hacer clic en el botón “Guardar y continuar”.

Debe seguir los mismos pasos para todas las opciones del menú de llamadas que creó anteriormente.

A continuación, volverás a la pantalla principal del flujo de llamadas, donde tendrás que volver a hacer clic en el botón “Añadir acción” para finalizar el flujo de llamadas.

A continuación, tendremos diferentes opciones para saber qué ocurre si nadie responde.

Seleccionaremos la opción “Buzón de voz”, para que los llamantes puedan dejar un mensaje si nadie responde al teléfono.

En la siguiente pantalla, puede elegir el buzón de voz y el mensaje.

Solo tiene que seleccionar el equipo o la persona en el desplegable “Destino del buzón de voz” y el departamento adecuado en el desplegable “Equipo”.

A continuación, haga clic en el botón “Guardar y continuar”.

A continuación, deberá seguir los mismos pasos para cada extensión.

Una vez que hayas terminado, deberías ver “Call ends” al final de tus diferentes flujos de llamadas.

A continuación, haz clic en el botón “Go Live” en la parte inferior de la pantalla para activar el flujo de llamadas.

Asegúrate de probar la función de operadora automática para asegurarte de que el saludo y el desvío de llamadas funcionan correctamente.

Aparte de todas las potentes características, nuestra parte favorita de Nextiva es que permite a los miembros de nuestro equipo tener un número de teléfono de empresa virtual, por lo que sólo pueden recibir llamadas durante ciertas horas sin perder su privacidad.

Añadir un botón de clic para llamar en WordPress

Ahora que has configurado un sistema telefónico de operadora automática, es posible que quieras añadir un botón de clic para llamar a tu sitio web de WordPress. Esto hace que llamar sea tan simple como hacer clic en un botón.

Lo primero que debe hacer es instalar y activar el plugin WP Call Button. Para más detalles, consulte nuestra guía para principiantes sobre cómo instalar un plugin de WordPress.

Después de la activación, debe ir a Ajustes > WP Call Button para configurar el plugin.

En esta pantalla puedes activar el botón de llamada y añadir tu número.

A continuación, puede personalizar la apariencia de su botón y añadir un botón adhesivo que flote en la pantalla a través de su sitio web.

También tienes control sobre dónde aparece el botón y puedes elegir mostrar u ocultar el botón en determinadas publicaciones y páginas.

Si quieres tener más control sobre dónde aparece el botón, puedes mostrarlo manualmente. Para ello, simplemente haz clic en la opción de menú “Botón de llamada estático”.

A continuación, puedes cambiar la configuración del botón y copiar el shortcode para añadirlo a tu sitio.

Cuando hayas terminado de personalizar la configuración del plugin, asegúrate de hacer clic en el botón “Guardar cambios”.

También puedes añadir un botón adhesivo directamente a tus páginas, entradas y áreas de widgets utilizando el bloque incluido.

En la configuración del bloque, puedes cambiar los colores, el tamaño del texto, la alineación y mostrar u ocultar el icono del teléfono.

Cuando hayas terminado, asegúrate de hacer clic en “Actualizar” o “Publicar” para guardar los cambios.

Ahora, tus visitantes verán tu botón de clic para llamar en vivo en tu sitio web. Cuando hagan clic en el botón, serán llevados a su sistema telefónico de atención automática.

Para más detalles sobre cómo mostrar un botón de clic para llamar, consulta nuestra guía sobre cómo añadir un botón de clic para llamar en WordPress.

Más allá de un teléfono de empresa, recomendamos añadir un formulario de contacto e incluso un chat en vivo o un chatbot de IA, para que tus visitantes puedan contactar contigo con el método que prefieran.

Esperamos que este artículo te haya ayudado a saber cómo configurar un sistema telefónico de atención automática para tu sitio de WordPress. Quizás también quieras ver nuestra guía sobre cómo elegir el mejor constructor de sitios web y nuestras selecciones sobre los mejores servicios de email marketing para pequeñas empresas.P

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