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¿Qué son las Operaciones de Contenido (Content Operations)? Una Guía Sencilla

En un ensayo escrito en el año 1996, Bill Gates mencionó: «El contenido es el rey», y lo que era cierto en aquel entonces sigue siéndolo ahora en la actualidad. El contenido realmente es necesario para el rotund crecimiento de un negocio.

Si el contenido es el rey, podríamos mencionar que sus operaciones son la reina, o al menos un caballero. Imaginemos una startup que quiere crear un post en su blog. Se trata de un post oportuno que tiene que estar publicado antes del final del primer trimestre. Como la empresa es nueva, no ha establecido operaciones concretas para el contenido del blog. Por lo tanto, la entrada se encuentra en un documento de Google sin un plan sobre quién sube el contenido o qué plataforma de blog alojará la información. La empresa tiene un redactor de contenidos, pero las operaciones no suelen terminar ahí.

Las publicaciones en el blog no son la única opción de contenido que existe. Puede incorporar más de una docena de tipos de contenidos diferentes, como correos electrónicos, vídeos, publicaciones en redes sociales, podcasts, infografías y otros contenidos visuales que pueden servir para aumentar el conocimiento de la marca. Sin embargo, sin operaciones de contenido, es probable que este contenido no tenga un plan de producción, publicación o distribución. ¿Y de qué sirve una entrada en un blog si no habrá nadie que lo valla a leer?

Si la meta es publicar contenidos a diario, tendrá que identificar quién realiza el trabajo. ¿Qué métodos utilizan? ¿Qué sistemas son necesarios para realizar el trabajo?

Un departamento es la solución a estas preguntas: Operaciones de contenido.

¿Qué son las operaciones de contenidos?

Las operaciones de contenidos son la base combinada de personas, procesos y tecnología que permite a una organización mantener con eficacia y eficiencia su ciclo de vida de contenidos de principio a fin. Este marco abarca la estrategia, la creación, la publicación, la distribución y la gestión de los contenidos.

Las operaciones de contenido se centran en tres elementos:

  • Personas: quiénes realizan una tarea y cuáles son sus funciones y responsabilidades.
  • Proceso: qué funciones son necesarias para completar un proyecto con éxito.
  • Tecnología: qué herramientas ayudan a crear un sistema de operaciones de contenidos.

Personas

En los contenidos y las operaciones de contenidos, las personas son la base. Mientras que los clientes se sitúan en el centro de los contenidos, el aspecto de las operaciones se centra en la empresa y su equipo. Las funciones y responsabilidades deben estar bien definidas y perfiladas para que el sistema funcione sin problemas.

El primer paso es definir claramente las funciones. Los equipos de contenidos tienen estrategas de contenidos, gestores, creadores, editores, etc. Por ejemplo, el departamento de creación de contenidos puede dividirse en puestos especializados: redactores de contenidos, diseñadores gráficos y fotógrafos. Aunque estas son las funciones típicas, algunas funciones y responsabilidades de los contenidos pueden solaparse. Los redactores de contenidos y los editores tienen claras diferencias. Dependiendo del equipo y de su ancho de banda, sus redactores pueden ser responsables de la edición de su trabajo. Lo mejor es evitar el solapamiento; sin embargo, a veces es imposible. Mientras las funciones y responsabilidades estén claras, el equipo y sus operaciones deberían funcionar con éxito.

Proceso

Una vez que haya formado un equipo, ¿cómo va a llevar sus proyectos de principio a fin? Su personal necesita procesos. Tu equipo -y sus funciones y responsabilidades- te ayudarán a determinar los flujos de trabajo para que tus contenidos avancen desde la planificación hasta la publicación.

Digamos que estás publicando una entrada para su blog. Un ejemplo de proceso podría ser el siguiente:

  • Paso 1: Elaborar una estrategia y generar la idea.
  • Paso 2: Establecer un calendario y un cronograma para la publicación.
  • Paso 3: Escribir el post.
  • Paso 4: Editar la gramática y el contenido.
  • Paso 5: Añadir gráficos.
  • Paso 6: Optimizar el post para el SEO.
  • Paso 7: Publicar.
  • Paso 8: Compartir.
  • Paso 9: Analizar.

Si uno de los pasos de este proceso falla, afecta al éxito general de la operación. Las directrices de estilo, las plantillas y los modelos de gobernanza de contenidos refuerzan los procesos y promueven la responsabilidad y la coherencia. Estos marcos ayudan a mantener el contenido en el buen camino, pero deben utilizarse con la tecnología para garantizar que las operaciones de contenido funcionen sin problemas.

Tecnología

La última clave para el éxito de las operaciones de contenidos es la tecnología o las herramientas necesarias para realizar cada tarea. Dado que la planificación y la ejecución de los contenidos son tan amplias, los equipos necesitan múltiples recursos para tener éxito.

La tecnología para las operaciones de contenido puede caer en categorías tales como:

  • Gestión y programación de proyectos
  • Gestión de tareas
  • Ejecución de contenidos
  • Análisis e informes

Gestión y programación de proyectos

Todo el contenido debe aparecer en un calendario editorial. Se trata de un calendario de alto nivel que hace un seguimiento de dónde, cómo y, sobre todo, cuándo se publica el contenido. No se debe confundir con las herramientas de programación que envían publicaciones programadas, como Hootsuite o Sprout Social, las herramientas para la gestión y programación de proyectos incluyen Monday and Asana..

Gestión de tareas

Monday y Asana son también grandes ejemplos de herramientas de gestión de tareas. Estas plataformas permiten construir, seguir y ejecutar operaciones de contenido por parte del equipo.

Ejecución de contenidos

Las operaciones de contenido también requieren la tecnología necesaria para ejecutar una tarea. ¿Qué utiliza el equipo para realizar el trabajo? Los redactores necesitan acceso a herramientas de procesamiento de textos, como Microsoft Word o Google Docs. Por otro lado, los diseñadores pueden necesitar diversas herramientas de diseño web y gráfico, como Adobe Photoshop o Canva..

Análisis e informes

El análisis y los informes suelen ser el último paso del ciclo de vida de los contenidos. Las herramientas de análisis miden tu contenido y su éxito. WordPress, la mayor plataforma de blogs del mundo, tiene sus capacidades de análisis, mientras que miles de empresas, como General Electric y la NASA, utilizan Google Analytics para controlar su contenido y su tráfico.

¿Quién se beneficia de las operaciones de contenidos?

Es una pregunta sencilla con una respuesta sencilla: todos. Las operaciones de contenido proporcionan estabilidad y coherencia a todos los niveles. El personal de la alta dirección, como el director general, sabe que la empresa funciona de forma eficiente, lo que tiene un reflejo positivo en la empresa en su conjunto.

Las operaciones de contenido también benefician a los miembros del equipo que están directamente involucrados. Los miembros del equipo pueden utilizar responsabilidades y procesos claramente definidos para trabajar con confianza en sus funciones. Puede impulsar tanto la cultura del lugar de trabajo como la calidad del mismo.

Por último, y posiblemente lo más importante, el último grupo que se beneficia de las operaciones de contenido son los consumidores. El contenido es una de las principales herramientas que utilizan las empresas para mantener a los clientes actuales y potenciales comprometidos. Las publicaciones en el blog proporcionan información y consejos valiosos. Los correos electrónicos les informan de las ventas y promociones actuales o futuras. A medida que los clientes establecen relaciones con las empresas, tienen expectativas. Las operaciones de contenido ayudan a satisfacerlas.

¿Por qué son importantes las operaciones de contenido?

Las operaciones de contenido conducen a resultados, y se traducen en:

  • Ahorro de tiempo y dinero
  • Contenidos de mayor calidad
  • Producción de contenidos más rápida
  • Equipos contentos y confiados

Ahorro de tiempo y dinero

Cuando un equipo de operaciones de contenidos establece un ciclo sólido entre las personas, los procesos y la tecnología, conduce a la eficiencia. La eficiencia ahorra tiempo y dinero. Las operaciones de contenido permiten a las empresas ahorrar tiempo al reducir el tiempo necesario para crear, aprobar y publicar los contenidos. Las empresas ahorran dinero cuando su equipo puede producir contenidos según lo previsto sin necesidad de recursos adicionales, por ejemplo, mano de obra o herramientas adicionales.

Contenido de mayor calidad

Las operaciones de contenido promueven un contenido de mejor calidad. Los equipos mantienen los estándares para un contenido preciso, consistente e impactante con un proceso de ciclo de contenido estructurado.

Producción de contenidos más rápida

Aunque siempre debe haber un enfoque en el contenido de calidad, ese contenido necesita salir rápidamente. No todos los contenidos son perennes. Cuando se enfrenta a una fecha límite inamovible, las operaciones de contenido mantienen a los equipos dentro de los plazos previstos.

Equipos contentos y confiados

Cuando los miembros del equipo están descontentos o confundidos con sus funciones, responsabilidades o recursos, su trabajo puede reflejarlo. Las operaciones de contenido no sólo promueven la responsabilidad y la estructura, sino que permiten a los equipos confiar en su posición. Esto genera un ambiente de trabajo positivo y feliz para todos los involucrados.

Director de operaciones de contenidos

A la cabeza de la operación de contenidos se encuentra el director de operaciones de contenidos. Aunque el título puede variar de una empresa a otra, la función del puesto es la misma. El director de operaciones de contenidos supervisa las operaciones diarias del equipo de contenidos para garantizar que las personas, los procesos y la tecnología necesarios ejecuten la estrategia de contenidos.

Para lograr su objetivo general, los gestores de operaciones de contenidos también pueden ser responsables de:

  • Elegir la tecnología y las herramientas de apoyo a las operaciones
  • Crear y gestionar las políticas y procedimientos de la empresa
  • Racionalización de los procesos de contenidos
  • Reclutamiento y contratación de personal de contenidos
  • Formar a los nuevos miembros del personal

En resumen, el trabajo de un director de operaciones de contenidos tiene menos que ver con los contenidos reales y más con las personas, los procesos y la tecnología necesarios para planificarlos, crearlos y publicarlos.

Las tres palabras de las operaciones de contenido

Para entender las operaciones de contenidos, recuerde estas tres palabras: personas, procesos y tecnología. Siempre que se cuente con las personas adecuadas, con conocimiento de los procesos y acceso a la tecnología, las operaciones de contenidos de una empresa deberían funcionar sin problemas y con éxito.

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